舞臺搭建準備的工作：
1、勘察活動現場的天花板高度：在布置舞臺、燈光、視聽設備時，天花板高度有著至關重要的影響。舞臺背景拿LED顯示屏來舉例，需要根據層高來計算LED顯示屏安裝多大面積比較合適；
2、調查現場是否有視線：從每個角度看房間，有沒有柱子、枝形吊燈和其他東西阻擋視線?你能從舞臺外的每個角度清楚地看到舞臺或大屏幕嗎?在構建階段之前，還考慮此問題；
3、根據實際情況規劃舞臺的數量和規模：對于小型企業來說，總數并不多，而且足以在年會上建立一個階段。但是大公司是不同的，數量是數百或數百，
因此多個階段或一個階段可能需要多個顯示。通過提前確定舞臺和背景屏幕的數量和方向，限度地利用空間；
4、根據節目需求預估所需舞臺的尺寸：雖然年會是每個企業都會搞的活動，但是到底以什么形式，什么主題來做，卻是一件讓人費心的事。
有的企業可能就是玩個小游戲、抽個獎，形式比較簡單，但有的企業不一樣，他們會有各種表演活動，甚至有的企業會請的表演人員給大家表演節目。不同需求，對于舞臺寬度，大小以及背景屏幕的大小要求也不同。
舞臺搭建一定要考慮的5個因素：
1、活動再重要也抵不過安全重要，一個好的舞臺，先要考慮的就是安全問題了，其中基本的就是舞臺的牢固性，這關系著臺上臺下人員的安全，如果有什么不測，后果將會不堪設想；
2、舞臺照度是否飽和也是很重要，這里的會議會展公司的執行人員通常都會配備照度表，在舞臺燈光搭建好過后，打開所有活動會用到的燈光，
在舞臺上測一下照度是否達標，如果會場不封閉，則要考慮活動進行中自然光的角度，以免對觀眾和舞臺上的人員造成炫目，除此之外，舞臺也不要設立在逆光的位置，
會對舞臺下攝影攝像造成影響，對舞臺上也會讓觀眾看不清其表演人員的妝容；
3、如果活動在晚上，由于桁架燈架的搭設，電線的隱藏也是非常重要的，盡量做到讓觀眾看不到更碰不到，不然不僅對舞臺的美觀度有影響，還是一個非常嚴重的安全隱患；
4、一個活動一定會有一個主題，舞臺一定要切合這個主題而設，能夠營造氣氛的舞臺才是一個好的舞臺；
5、舞臺一定不能太過平面化，要有層次感，同時也不能沒有美感，這是非常難得一點，做好這一點一定會有意外的收獲。
會議的成敗，場地的選擇相當重要。會議策劃者在選擇會議場地時，
以下6個基本步驟都需考慮進去:
1、確定會議目的；
2、確定會議形態；
3、決定實質上的需求；
4、考慮與會者的期望；
5、選擇何種會議地點與設備；
6、評估選擇的正確性。
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