招標文件通常由招標代理公司負責編制，一般業主都會委托招標代理公司進行招標程序以及編制招標文件，如果是企業自行招標，那招標文件需要由企業內部負責招標的部門進行編寫。
采購法》規定：符合下列情形之一的貨物或者服務，可以采用邀請招標方式采購：
(1)具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的;
(2)采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的。
在公司利潤的前提下，結合市場行情和競爭對手情況，制定合理的報價策略。報價過高可能導致失去中標機會，過低則可能影響利潤甚至被懷疑服務質量。同時，要注意報價的完整性，包括各項費用的明細，避免出現漏項或隱藏費用。
